債権回収において入金が長期間滞ると、相手方に催告を行うことを検討すると思います。
督促書の送付には内容証明郵便を利用することがおすすめです。
今回は、債権回収における内容証明郵便の効果や、書き方などについて解説します。

内容証明郵便とは

内容証明郵便とは、郵便局が「いつ、どのような内容の文書を、誰から誰に宛てて送ったのか」を証明してくれる郵便サービスです。
郵便局が文書の内容を記録しているため、後になって相手方が異なる記載内容だったと主張したり、受け取った事実を否定したりすることを防げます。

債権回収においては内容証明郵便を利用することが効果的

債権回収において内容証明郵便を利用することで得られる効果は、次の通りです。

消滅時効の完成を阻止できる

売掛金や貸付金の回収をする権利には、法律で定められた消滅時効が存在します。
消滅時効とは、一定期間行使しないまま放置された権利が消滅する制度です。
つまり、債権回収の要求をしないまま一定の期間が過ぎて債務者が時効を主張すると、債務者は債権を回収できなくなってしまいます。
しかし、催告を行うことで、時効の完成を一時的に猶予することが可能です。
具体的には、支払いを求める意思表示を内容証明郵便によって行えば、6か月間の猶予を得られます。
もっとも、債権者は、この６カ月間の間に訴訟提起等の対応を行わなければ時効が完成してしまうため注意が必要です。

裁判で強い証拠能力を発揮する

債務者が支払いに応じず、裁判所での訴訟に発展した場合、債務者が督促を行ってきたことを示すことが重要になります。
督促の際に内容証明郵便を利用していれば、内容を郵便局に証明してもらうことができ、証拠能力が高まります。
特に返済期限を定めずに金銭を貸付けたようなケースでは重要となります。

債務者に対する心理的なプレッシャーを強める

内容証明郵便は、一般的な通信手段よりも厳格な書式で送達されるため、受領した債務者に対して高い心理的プレッシャーを与える効果が期待できます。
裁判でも証拠として活用できるものなので、法的な措置に移行される可能性を相手方に意識させるためにも有効かもしれません。

債権回収で内容証明郵便を利用するタイミング

債務者から入金が滞った際には、まず電話やメールで督促を行うことが一般的です。
督促状を送付することもあるでしょう。
督促を行っても債務者が支払いに応じなければ、催告書を送ります。
督促状と催告書はどちらも債務者に支払いを求める書面ですが、催告書の方が最終通告的な意味合いが強いため警告力を持ちます。
電話や督促状を無視された場合には、内容証明郵便による催告書の送付を検討してください。
ただし、支払いが滞ってから長期間が経過しており時効の問題を意識するような場合には、最初から内容証明郵便を利用することが賢明です。

債権回収における内容証明郵便の書き方

内容証明郵便を利用して催告書を送る際には、以下を参考にしてください。

内容証明郵便の形式

郵便局の規定に基づき、内容証明郵便の形式は細かく定められています。
例えば、以下のルールがあります。

• 縦書きの場合、文字数は1行あたり20文字以内かつ1枚あたり26行以内
• 横書きの場合、文字数は1行あたり13文字以内かつ1枚あたり40行以内、または1行あたり26文字以内かつ1枚あたり20行以内
• 数字はアラビア数字
• 小数点やコンマなどの符号も1文字としてカウントされる
• 訂正箇所は二重線で引き、正しい文字を記入した上で、余白に「何字削除、何字加入」と記載し、差出人の印鑑を押印する
• 同一内容の文書を計3通作成する

3枚作成した同一の文書のうち、1通は受取人へ送付する副本、1通は郵便局が保管する謄本、残りの1通は差出人の手元に残す控えとなります。
これらすべてに差出人の氏名および住所を記載し、押印することが求められます。
なお、現在は電子内容証明郵便の活用も増えています。
電子内容証明であれば、文字数の制限が緩和されるだけでなく、24時間いつでも作成が可能です。

債権回収するために効果的な内容

債権回収を目的として内容証明郵便を利用する場合、次の要素を盛り込むことが推奨されます。

• 債権の発生原因
• 支払期限の経過
• 現在の未払額
• 支払いを求める具体的な支払期限（期限の利益を喪失する旨）
• 支払いが履行されない場合の法的な措置の告知

まとめ

今回は、債権回収における内容証明郵便の効果や、書き方などについて解説しました。
内容証明郵便を利用することで、債務者により強い心理的プレッシャーを与えたり、後に法的措置に移行するときに強い証拠能力を発揮したりする効果があります。
催告書を内容証明郵便で作成する際には、正しい形式で、効果的な内容を記載することが重要です。
内容証明による催告書を弁護士名義で送付するとより強い効果が期待できますので、催告書の作成をお考えの方は弁護士にご相談ください。